Algemene Voorwaarden
1. Algemeen
1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst tussen Stichting Gynaecongres en de Partner en/of deelnemer aan de expositie van het Gynaecongres.
1.2 Stichting Gynaecongres is belast met de organisatie en uitvoering van het Gynaecongres, waaronder de sponsoring van en expositie op het Gynaecongres.
1.3 Indien één of meerdere bepalingen in deze voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overige in deze voorwaarden bepaalde volledig van toepassing. Stichting Gynaecongres en de deelnemer zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht worden genomen.
2. Expositie
2.1. De expositie van het Gynaecongres zal alleen worden gehouden tijdens de officieel aangekondigde congresdagen. De openingstijden van de expositie lopen gelijk met het wetenschappelijke congresprogramma tenzij anders aangegeven. Stichting Gynaecongres behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de data en/of openingstijden als vermeld in de aankondigingen en de expositie-informatie. De (deelname)overeenkomst blijft dan onverminderd van kracht.
2.2. Ongeveer 6 weken voor de aanvang van het Gynaecongres ontvangt de deelnemende partner/exposant/huurder aanvullende informatie over de expositie inclusief datum en tijden van op- en afbouw, standindeling enz.
3. Deelname als partner en/of deelname expositie
3.1. Deelname als partner en/of deelname aan de expositie van het Gynaecongres is uitsluitend mogelijk door middel van aanmelding.
3.2. Aanmelding geschiedt middels het invullen en toesturen van het aanmeldformulier op de website www.gynaecongres.nl/partners en de daarop van toepassing zijnde, en ondertekende, algemene voorwaarden.
3.3. Stichting Gynaecongres behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen aanmeldingen te weigeren.
3.4. Indien de aanmelding door Stichting Gynaecongres akkoord bevonden is, bevestigt zij binnen 48 uur na de aanmelding per e-mail de deelname als partner en/of deelname aan de expositie.
3.5. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat Stichting Gynaecongres de aanmelding aan de deelnemer per e-mail bevestigt.
4. Toewijzing en bewaking expositieruimte
4.1. Stichting Gynaecongres wijst de expositieruimte toe, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van de deelnemer.
4.2. De uiteindelijke beslissing over de indeling van de expositieruimte berust te allen tijde bij de Stichting Gynaecongres.
4.3. Stichting Gynaecongres zorgt voor bewaking van de expositieruimte.
5. Inrichting en ontruiming expositieruimte
5.1. De deelnemer heeft voor de opbouw van de expositiestand(s) de beschikking over de toegewezen ruimten van de in de exposanteninformatie vermelde tijden. Alle expositiestands dienen uiterlijk een (1) uur voor aanvang van de eerste sessie volledig ingericht te zijn.
5.2. Het is de deelnemer niet toegestaan om buiten zijn ruimte te exposeren en/of reclamemateriaal op te hangen (geen folders op tafels, stoelen, aanplakbiljetten enz.).
5.3. Het is de deelnemer niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van Stichting Gynaecongres drankjes en/of hapjes te serveren.
5.4. Direct na afloop van het Gynaecongres dient de expositiestand door de deelnemer volledig te worden ontruimd. In geval de deelnemer de expositieruimte niet volledig ontruimt, zal Stichting Gynaecongres op kosten van de deelnemer de ruimte zelf (laten) ontruimen. De deelnemer is in dat geval tevens een boete verschuldigd ten bedrage van € 1.000 welke onmiddellijk opeisbaar is.
6. Verbod onderverhuur/gebruik derden/ruilen/weggeven standruimte
6.1. Het is de deelnemer verboden de gehuurde standruimte geheel of gedeeltelijk onder te verhuren aan derden die al dan niet aan de expositie deelnemen. Ook is het de deelnemer verboden om de gehuurde standruimte te laten gebruiken door derden die al dan niet aan de expositie deelnemen en/of de standruimten te ruilen of weg te geven.
7. Prijzen en betaling
7.1. De prijzen staan vermeld in het aanmeldformulier, waarvan deze voorwaarden een onlosmakelijk onderdeel uitmaken.
7.2. De deelnemer krijgt uiterlijk 6 weken voor de beursdatum een factuur toegezonden. Deze factuur dient binnen 30 dagen betaald te worden.
7.3. Bij annulering van een door Stichting Gynaecongres geaccordeerde aanmelding gelden de volgende bepalingen:
> 6 weken voor aanvang Gynaecongres: 50% van het factuurbedrag verschuldigd;
< 6 weken > 4 weken voor aanvang Gynaecongres: 70% van het factuurbedrag verschuldigd;
< 4 weken voor aanvang Gynaecongres: 100% van het factuurbedrag verschuldigd.
7.4. Alle betalingen dienen te geschieden door storting of overmaking van het verschuldigde bedrag op het volgende IBAN-nummer: NL50 INGB 0652785840 t.n.v. Stichting Gynaecongres.
8. Ontbinding van de overeenkomst
8.1. Indien de deelnemer de prijs en/of eventuele bijkomende kosten niet geheel of niet tijdig voldoet, is Stichting Gynaecongres gerechtigd schriftelijk te verklaren dat zij de (deelname)overeenkomst als onmiddellijk ontbonden beschouwt onder de gehoudenheid van de deelnemer tot betaling van een schadevergoeding gelijk aan het door hem ter zake van huur en eventuele bijkomende kosten verschuldigde bedrag. Een en ander zonder dat voorafgaande ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst nodig is en zonder dat de deelnemer enig recht kan doen gelden op restitutie van huurpenningen of reeds betaalde kosten of op vergoeding van schade in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden.
8.2. Alle kosten van invordering of gebreke van betaling, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, waaronder begrepen de kosten van een raadsman van Stichting Gynaecongres en de kosten door Stichting Gynaecongres te maken teneinde tot invordering van het verschuldigde te geraken, zijn voor rekening van de deelnemer.
8.3. Indien de expositie om welke reden dan ook geen doorgang kan vinden, is Stichting Gynaecongres gerechtigd schriftelijk te verklaren dat zij de (deelname)overeenkomst als onmiddellijk ontbonden beschouwt met terugbetaling van de reeds betaalde huurpenningen aan de deelnemer. De deelnemer heeft in dat geval geen recht op enigerlei schadevergoeding of vergoeding van gemaakte kosten.
9. Veiligheidsvoorschriften / ordemaatregelen
9.1. Stichting Gynaecongres en andere personen welke door Stichting Gynaecongres belast zijn met de zorg voor de handhaving van de orde in de exporuimte, behouden zich het recht voor van vrije toegang tot al het verhuurde waaronder de expositieruimte en de zich daarin bevindende expositiestands.
9.2. De deelnemer dient zich te houden aan de in de locatie geldende veiligheidsvoorschriften en ordemaatregelen en hij is verplicht de aanwijzingen van Stichting Gynaecongres of de door haar aanwezen personen, waaronder de brandweer, op te volgen.
9.3. De deelnemer is verplicht de expositiestand(s) zodanig in te richten of te laten inrichten dat de veiligheid van het publiek en de gebouwen/ruimten in de meest ruime zin gewaarborgd is.
10. Aansprakelijkheid
10.1. Indien Stichting Gynaecongres aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld
10.2. Stichting Gynaecongres is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Stichting Gynaecongres is uitgegaan van door of namens de deelnemer verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
10.3. De aansprakelijkheid van Stichting Gynaecongres is steeds beperkt tot het bedrag der uitkering van haar verzekeraar in voorkomend geval.
10.4. Stichting Gynaecongres is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade.
10.5. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Stichting Gynaecongres aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan Stichting Gynaecongres toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de deelnemer aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden. Stichting Gynaecongres is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
10.6. De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Stichting Gynaecongres of haar leidinggevende medewerkers.
11. Verplichte verzekering
11.1 De deelnemer is verplicht om verzekeringen af te sluiten welke eventuele schade die aan eigendommen van derden en/of persoonlijke eigendommen ontstaan, volledig vergoeden. Deze verplichting geldt tevens voor persoonlijke ongevallen van de deelnemer en/of van degene die voor of namens hem tijdens de expositie aanwezig is en voorts tegenover iedere derde voor aanspraken op vergoeding van schade, geleden ten gevolge van het feit dat de deelnemer de vermelde verplichting genoemd in dit artikel niet is nagekomen.
12. Vrijwaring
12.1 De deelnemer vrijwaart Stichting Gynaecongres voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak aan anderen dan aan Stichting Gynaecongres toerekenbaar is. Indien Stichting Gynaecongres uit dien hoofde door derden mocht worden aangesproken, dan is de deelnemer gehouden om Stichting Gynaecongres zowel buiten als in rechte bij te staan en onverwijld al hetgeen te doen dat van hem in dat geval verwacht mag worden. Mocht de deelnemer in gebreke blijven in het nemen van adequate maatregelen, dan is Stichting Gynaecongres, zonder ingebrekestelling, gerechtigd zelf daartoe over te gaan. Alle kosten en schade aan de zijde van Stichting Gynaecongres en derden daardoor ontstaan, komen integraal voor rekening en risico van de deelnemer.
13. Afwijking expositievoorwaarden
13.1. Regelingen of afspraken waarbij uitdrukkelijk wordt afgeweken van het bepaalde in deze expositievoorwaarden, zijn alleen geldig indien zij uitdrukkelijk schriftelijk zijn bevestigd.
13.2. In alle gevallen waarin de expositievoorwaarden niet voorzien, beslist Stichting Gynaecongres.
14. Ondertekening voor ontvangst en akkoord
Iedere deelnemer aan het Gynaecongres wordt geacht deze voorwaarden ontvangen te hebben en bekend te zijn met de bovenstaande bepalingen en zich met de inhoud ervan akkoord te verklaren.